Aujourd’hui, nous avons souhaité vous écrire sur les missions à effectuer en conciergerie locative.
L'objectif est d’y détailler les méthodes de travail afin d’aider les nouveaux arrivants à se lancer plus sereinement dans l’activité de la location saisonnière.
En effet, pour celles et ceux qui rejoignent cette belle aventure, nombreuses sont les questions sur les missions de la conciergerie et leurs tenants et aboutissants.
Vous avez aussi été nombreux à échanger vos conseils sur notre communauté facebook : La Communauté des Conciergeries et à nous expliquer votre façon de travailler.
🙏 Un grand merci à vous pour ces fabuleux partages de connaissances que nous allons synthétiser ici.
Vous trouverez également dans cet article, des liens vers d’autres ressources qui viendront le compléter.
Notre volonté étant de vous proposer un condensé de ce que sont les missions d’un concierge en location courte durée.
Alors... Vous êtes prêts ?
Allons-y !
La mission en conciergerie locative N°1: Le Check-in et le Check-out
Quelle est la différence entre Check-in et État des lieux ?
Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, le check-in et l'état des lieux ont des fonctions distinctes.
L'état des lieux est une procédure formelle et minutieuse où chaque recoin du logement est inspecté afin d'en noter l'état précis.
Cette étape cruciale protège aussi bien le locataire que le propriétaire en cas de litiges relatifs à d'éventuels dommages.
Mais que se passe-t-il si le propriétaire ne peut être présent pour cet état des lieux ?
Un concierge peut effectivement être mandaté, à condition de détenir une carte professionnelle en immobilier. Cependant, d'autres alternatives existent.
Pour approfondir ce sujet, nous vous invitons à consulter cet article détaillé sur la procuration pour un état des lieux.
À l'opposé, le check-in est avant tout un moment d'accueil, généralement chaleureux, durant lequel les clés sont remises aux voyageurs.
Comment fonctionne le Check-in et le Checkout en conciergerie ?
Les Check-in et Check-out des voyageurs, aussi appelées et entrées et sorties, se font sous deux formats : en présentiel ou en autonome.
Ces deux possibilités sont largement différentes d’un point de vue organisationnel.
Les conciergeries assurant la remise des clés des propriétés physiquement, se rendent sur place et accueillent les voyageurs en personne.
Ils s’assurent au passage de bien se présenter auprès des locataires.
Lors de l'accueil des clients, le concierge présente le logement et le règlement intérieur de la propriété. Ils s'assurent de leur expliquer qu'il reste l'interlocuteur principal en cas de besoin.
D’autres assurent cette mission de conciergerie en proposant à leurs locataires une entrée autonome par l’intermédiaire d’une serrure connectée ou à code.
Ils ne seront donc pas présents lors de l’entrée ou de la sortie du locataire.
Dans ce cas, les instructions sont généralement envoyées par email au préalable ou alors via une application comme Jana.
L'objectif est de garantir aux voyageurs indépendance et fluidité dans l’arrivée et le départ.
Les intervenants représentant la conciergerie s’assureront du bon fonctionnement de l’ensemble des équipements après chaque départ, lors du ménage généralement.
Et quel est le prix pour un check-in ou check-out en conciergerie ?
Les frais de check-in et de check-out sont généralement facturés au forfait et varient drastiquement en fonction des secteurs et de la concurrence.
Selon le format d’accueil (présentiel ou autonome), le forfait varie de 15 euros à 80 euros en fonction des villes et du type de bien.
La mission en conciergerie locative N°2: Le ménage
Au grand désarroi de certaines et de certains, cette mission de conciergerie est souvent la plus demandée par les propriétaires.
En effet, il est tout à fait possible de n’intervenir que sur la partie ménage.
Avec la crise sanitaire Covid19, la mission du ménage s’est alourdie de protocoles et procédures afin de rassurer au maximum les voyageurs.
Cette mission de conciergerie est même devenue une véritable valeur ajoutée et un critère très important dans le choix d’un hébergement par les voyageurs.
Et comment je fixe mes frais de ménage en conciergerie ?
En fonction du logement, de ses contraintes et de sa superficie, ces frais peuvent être facturés au m2, au forfait ou à l’heure (de 15 euros à 35 euros). Malheureusement, sachez qu’il n’y a pas de calculs ni de réponses miracle concernant cette mission de conciergerie.
En effet, les frais de ménage peuvent varier aussi en fonction de la blanchisserie et de vos produits d’entretien qui peuvent être inclus dans ces frais.
Pour chiffrer au plus juste cette mission, le meilleur conseil est d’analyser les prix pratiqués par vos confrères et consœurs.
Pour vous guider, voici un tableau récapitulatif que nous avons créé à partir d’entretiens effectués avec des experts de la location saisonnière.
En revanche, il est à prendre avec des pincettes car il s’agit du prix moyen.
Pour plus d'informations concernant cette mission de conciergerie, vous pouvez consulter cet article qui traite le sujet en profondeur.
La mission en conciergerie locative N°3: La blanchisserie
La mission de la blanchisserie n’est pas des moindres puisque vous êtes nombreux à vous interroger sur son fonctionnement.
Deux cas de figure principaux :
1 - J’achète mon linge
Je choisis entre un achat de qualité professionnelle onéreux qui pourra s’amortir avec le temps ou je prends du linge moins coûteux à renouveler en fonction de son usure.
S'enchaînent ensuite deux possibilités :
Je m’en occupe moi-même :
J’assure alors tout le processus, du lavage au repassage.
(Investir dans du matériel professionnel qui puisse tenir la cadence du rythme effréné de votre saison, semble être un bon conseil à vous donner.)
ou je le mets à disposition d’une blanchisserie:
La blanchisserie s’occupera pour vous du nettoyage, du séchage et du repassage de votre linge.
(Une fois prêt, votre linge vous sera remis propre et plié comme neuf)
2 - Je confie cette mission de conciergerie à un professionnel
Je fais alors appel à une entreprise spécialisée qui va vous louer le linge.
Dans ce cas, vous n’avez rien à faire à part choisir votre gamme en fonction de votre budget.
Ce service comprend:
- Les réassorts de linge en fonction de la saisonnalité
- La livraison sur site
- La reprise du linge sale
- Et tout le processus de nettoyage
Cette solution est bien évidemment la plus coûteuse.
Et comment facturer cette mission ?
Cette mission de conciergerie locative peut être facturée de deux façons.
Soit je facture au propriétaire (avec une marge en sus) soit je fais payer à mon locataire lors de sa réservation.
Besoin de plus d’éléments ? Voici un article qui complète très bien ce sujet.
La mission en conciergerie locative N°4: La gestion complète
Cette mission est le Saint Graal ! 🙌
En effet, elle est la gestion de l’ensemble des missions de conciergerie à mener pour le compte d’un propriétaire.
En voici quelques exemples:
- Création complète de l’annonce sur les plateformes de réservation en ligne
- Optimisation des prix en fonction de la période
- Suivi des communications et sélection des voyageurs
- Remise des clés
- Assurer les check-in/check-out
- Gérer les missions de ménage et de la blanchisserie
- Remonter au propriétaire tout incident
- Maintenir la propriété dans son état 100% fonctionnel
- Être l'interlocuteur principal pour répondre aux besoins des locataires
Ah quand même ! Et combien je peux espérer pour tout ce travail ?
Pour assurer cette mission, les conciergeries locatives facturent généralement à la commission.
Elle est habituellement basée sur le prix de la nuitée nette, hors frais de ménage et taxes de séjour (à moins que votre client soit généreux !).
La moyenne établie se fixe autour des 20%.
Cette mission peut aussi être facturée au forfait, mais cela à l’inconvénient d’être très vite coûteux pour les propriétés ayant une petite surface ou lorsque l’activité est en basse saison.
La formule idéale n’existe pas, il faut calculer votre point mort pour chaque type de bien et pour les durées types, ça prend du temps mais c’est le seul moyen d’être rentable à coup sûr.
La mission en conciergerie locative N°5: Les services additionnels
Cette mission de conciergerie est au centre des sujets des professionnels de la location saisonnière.
Plus les années passent, plus vos voyageurs cherchent à vivre des expériences enrichissantes et inoubliables lors de leurs séjours.
Comment ? En vous contactant pour vous acheter des produits ou des prestations complémentaires que vous avez à leur proposer.
Ce procédé s’appelle les ventes croisées.
Pour plus d'informations concernant ce sujet, vous pouvez jeter un coup d'œil à l'interview d’Anna, gérante d’une conciergerie sur le Bassin d’Arcachon.
Le bénéfice de proposer des services additionnels est de vous assurer d’avoir d’excellentes notes sur vos plateformes de réservation et de générer un chiffre d’affaires supplémentaire, en direct.
Cette mission de conciergerie peut regrouper les services suivants :
- Un ménage supplémentaire
- La location de draps
- Le service de petit-déjeuner
- La location de matériel de puériculture
- La réservation d’un restaurant
- L’achat d’une place pour un évènement
- L’intégration d’une prestation sportive quotidienne
- Livraison courses avant l’arrivée des voyageurs
…
Vous l’aurez compris, cette mission découle de vos possibilités et vos envies.
Cependant, nous rencontrons souvent des conciergeries qui souhaitent assurer cette mission pour le mieux mais ne savent pas vraiment comment procéder.
C’est pour contourner cette difficulté que nous avons intégrée à JanaBnB, la possibilité de créer votre catalogue numérique d’offres et de services.
Grâce à sa connectivité avec Stripe (leader du paiement en ligne) vos locataires peuvent acheter vos produits en toute sécurité directement depuis leur application.
Pas mal non ?
En plus, vous pouvez créer gratuitement votre compte en vous rendant ici !
Conclusion:
Pour les experts de la location saisonnière ayant quelques années d’expérience, ces missions de conciergerie ne sont plus à présenter.
En revanche, pour celles et ceux qui débutent, cet article vous épargnera de longues heures de recherche sur le web.
C’est parce que votre temps est précieux que nous nous efforçons de vous fournir un contenu riche et pertinent.
En effet, chez Jana, notre promesse est d’aider les conciergeries à grandir en leur fournissant tous les outils pour les accompagner dans leur développement.
Et cette mission de conciergerie : c’est la nôtre ;)
🌈 La Team Jana
