"Il me faut absolument un channel manager !"
C'est souvent la première chose que l'on entend quand on commence dans la conciergerie.
Mais est-ce vraiment ce dont vous avez besoin ?
En accompagnant des centaines de conciergeries depuis plusieurs années, nous avons constaté une chose :
chaque structure est unique, avec ses propres défis et besoins.
Et surtout, le logiciel qui convient parfaitement à votre confrère ne sera peut-être pas du tout adapté à votre activité.
Dans ce guide, nous allons vous aider à y voir plus clair et à faire le meilleur choix pour VOTRE conciergerie.
Fini les décisions prises à la va-vite ou basées uniquement sur les conseils bien intentionnés (mais pas toujours adaptés) de vos confrères, votre consoeur ou de votre formateur.
On y va ?
Let's goooooo ! 🔥
Qu'est-ce qu'un logiciel de conciergerie, concrètement ? 💡
Un logiciel de conciergerie, c'est avant tout votre assistant personnel qui ne dort jamais.
Il veille sur vos réservations, coordonne vos équipes, envoie vos factures aux propriétaires et communique avec vos voyageurs et j’en passe.
Dans un secteur où chaque minute compte, imaginez votre logiciel comme ce collaborateur idéal qui :
- Ne fait jamais d'erreur de planning
- N'oublie jamais une tâche
- Communique efficacement avec tous vos interlocuteurs
- Vous libère 30% de temps pour développer votre activité
Mais attention, comme pour un vrai collaborateur, il est essentiel de bien le choisir !
Un logiciel mal adapté à vos besoins pourrait vous faire perdre plus de temps qu'il ne vous en ferait gagner.
Pourquoi s'équiper d'un logiciel pour sa conciergerie ? 🤔
Gérer une conciergerie sans logiciel, c'est possible... au début !
Mais rapidement, votre bureau se transforme en champ de bataille : des post-its qui s'accumulent, des tableurs qui deviennent illisibles, et la synchronisation des calendriers qui tourne au casse-tête.
Sans parler des nuits passées à faire vos factures ou à réorganiser vos plannings d'intervention.
En tant que professionnel, il est donc essentiel de s’équiper du (bon) logiciel pour transformer ce chaos en une organisation fluide, efficace et productive.
En d’autres termes, tous les ingrédients d’une bonne recette pour (re)devenir serein(e) !
(Les chiffres parlent d'eux-mêmes : les utilisateurs de Jana économisent en moyenne 12,7 jours par an rien que sur la facturation ! 😇)
Bien sûr, s'équiper d'un ou plusieurs logiciels (nous verrons cela après) demande un investissement, tant financier qu'en temps d'adaptation, de prise en main.
Mais c'est un investissement qui paie rapidement quand il est bien pensé.
Quels types de logiciels existent sur le marché ? 🔍
“Le Channel Manager !”
Oui, bravo vous avez raison 😊
C'est même souvent le premier mot qui vient en tête quand on parle de logiciel pour sa conciergerie.
Mais en réalité, ce n'est qu'une option parmi d'autres, et pas toujours la plus adaptée à vos besoins réels.
Allons les décortiquer :
Le PMS (Property Management System)
C'est votre chef d'orchestre opérationnel.
Il organise vos interventions, suit vos tâches, automatise votre facturation et facilite la communication avec vos propriétaires et les voyageurs, diffuse votre livret d’accueil numérique.
C'est l'outil idéal si vous cherchez à optimiser votre gestion quotidienne.
Et c’est dans cette catégorie que vous retrouverez Jana.
Le Channel Manager
Le fameux !
Voyez-le comme un assistant commercial.
Son boulot ? Gérer la distribution de vos annonces sur une multitude de plateformes.
Il évite les doubles réservations, facilite la gestion des prix, et centralise les messages des voyageurs.
À savoir, il existe pléthore de Channel Manager, mais le plus reconnu sur le marché français reste Beds24.
Le tout-en-un
Ces solutions combinent les fonctionnalités d'un Channel Manager et d'un PMS.
Sur le papier, c'est la solution idéale !
Mais dans la pratique, ces outils sont souvent très coûteuxOu alors, ceux qui sont abordables sont généralement limités dans leurs fonctionnalités.
Les fournisseurs les plus connu à ce jour sont Guesty, Smily, Guest Ready et Hostify
Les outils de tarification dynamique
Imaginez un expert en tarification qui travaille 24h/24 pour vous.
Ces logiciels analysent le marché en temps réel (événements locaux, taux d'occupation, concurrence...) pour ajuster automatiquement vos tarifs et maximiser vos revenus.
Un vrai plus pour optimiser votre rentabilité !
Actuellement, trois acteurs sont très connus en France, AirDna, Beyond Pricing et Pricelabs.
Les solutions de ventes additionnelles
Ces outils vous aident à générer plus de revenus en proposant des services complémentaires à vos voyageurs
Ex : arrivée anticipée, départ tardif, location d'équipements, location de draps...
Leurs objectifs est de transformer chaque séjour en opportunité de revenus supplémentaires.
Duve, Jana et Cozy Up proposent ce type de solutions.
Les logiciels avec passerelle
C'est l'alternative flexible : un logiciel principal qui se connecte à d'autres outils selon vos besoins.
Cette approche vous permet de commencer avec les fonctionnalités essentielles et d'étoffer votre solution à mesure que votre activité se développe.
C'est comme construire votre maison pièce par pièce, en fonction de vos besoins réels.
C'est l'approche que nous avons choisie chez Jana, en vous laissant la liberté de connecter votre Channel Manager préféré à notre PMS ultra-performant.
Mais face à toutes ces options, comment faire le bon choix pour VOTRE conciergerie ?
La réponse dépend de plusieurs facteurs cruciaux que nous allons découvrir... 👇
Comment faire le bon choix pour VOTRE conciergerie ? 🎯
Face à cette multitude de solutions, il est compréhensible de se sentir perdu.
Comment ne pas se tromper ?
Comment être sûr que l'outil choisi répondra vraiment à vos besoins ?
Et surtout, comment éviter de perdre du temps et de l'argent dans un mauvais choix ?
Suivez le guide, nous allons démystifier tout ça ensemble.
Évaluez votre situation actuelle
Avant de plonger tête la première dans les comparatifs de logiciels, prenez le temps d'analyser votre activité.
Une conciergerie qui gère 5 logements sur Airbnb n'aura pas les mêmes besoins qu'une structure qui en gère 50 sur plusieurs plateformes.
C'est comme comparer un restaurant familial à une chaîne de restaurants : même métier, mais des défis très différents !
Posez-vous ces questions essentielles :
- Où perdez-vous le plus de temps actuellement ?
- Quelles sont vos sources de stress quotidiennes ?
- Quelles tâches répétitives pourriez-vous automatiser ?
- Sur quelles plateformes commercialisez-vous vos biens ?
- Combien de prestataires gérez-vous ?
Les réponses à ces questions vous guideront vers le type de solution dont vous avez réellement besoin.
Mais ce n'est que la première étape...
Identifiez vos vrais besoins
Imaginez que vous souffrez de maux de tête, vos jambes sont courbaturées et votre nez est congestionné.
Vous n'iriez pas acheter un médicament au hasard, vous consulteriez d'abord un médecin, n'est-ce pas ?
C'est la même chose pour votre logiciel.
Avant de vous précipiter sur une solution, diagnostiquons vos véritables douleurs. 👇
Faites votre diagnostic
Si vous vous reconnaissez dans ces situations, voici ce dont vous avez besoin :
"Je passe mes journées à jongler entre Airbnb, Booking et Abritel"
👉 Channel Manager
"Mon planning d'interventions est un vrai casse-tête"
👉 PMS
"Je veux optimiser automatiquement mes prix selon la demande"
👉Tarification dynamique
"J'aimerais proposer plus de services à mes voyageurs"
👉 Solution de ventes additionnelles
"J'ai 5/6 logements et j’ai besoin de tout gérer à un seul endroit"
👉 Solution tout-en-un
"J'ai besoin de structurer mon activité avec des outils précis"
👉 Logiciels avec passerelle
Maintenant que vos besoins identifiés, la question que vous devez vous poser c’est…. 👇
À quel moment faut-il s'équiper d'un logiciel ? ⏰
C'est LA question que tous les concierges se posent.
Et vous avez raison : comme pour tout investissement, le timing est crucial.
Une chose est sûre :
il n'y a pas de mauvais moment pour bien faire, mais chaque situation demande une approche différente.
Avant votre première saison
"C'est trop tôt, je n'ai même pas commencé !"
C'est souvent ce qu'on entend.
Pourtant, c'est peut-être le meilleur moment pour démarrer.
Pourquoi ?
Imaginez que vous ouvriez un restaurant.
Attendriez-vous d'être débordé par les clients pour installer votre système de caisse et former votre équipe ?
Probablement pas !
C'est la même chose pour votre conciergerie.
Les avantages de démarrer équipé :
- Vous mettez en place les bons process dès le début
- Vous formez vos équipes sans la pression opérationnelle
- Vous évitez de prendre de mauvaises habitudes
- Vous êtes prêt quand l'activité s'intensifie
Après une première saison
Une saison complète dans les pattes ?
Vous avez déjà beaucoup appris !
Cette expérience est précieuse car elle vous a permis de :
- Identifier vos vrais problématiques
- Comprendre ce qui vous fait perdre du temps
- Savoir exactement ce dont vous avez besoin
Si vous vous reconnaissez dans une de ces situations, c'est le moment d'agir :
- Vous avez passé des soirées à réorganiser vos plannings
- Votre facturation vous prend des heures
- Vous avez vécu l'angoisse d'un surbooking
- Vos propriétaires se plaignent du manque de suivi
Le tournant de la maturité : après 2 saisons
Votre conciergerie a fait ses preuves.Vous maîtrisez votre métier, vos process sont rodés, et votre réputation est établie.
C'est souvent à ce moment que survient le fameux "plafond de verre" : vous ne pouvez plus grandir sans vous épuiser.
Les signes que votre activité arrive à maturité :
- Vos propriétaires vous recommandent spontanément
- On vous propose régulièrement de nouveaux biens
- Vos équipes sont fiables et autonomes
- Votre chiffre d'affaires est stable
Mais cette réussite cache souvent un paradoxe : plus vous êtes efficace, moins vous avez de temps pour développer.
Pourquoi ?
Parce que la gestion manuelle qui fonctionnait hier devient votre principal frein aujourd'hui.
C'est le moment décisif où vous devez choisir :
- Rester une "petite" conciergerie stable mais limitée
OU
- Franchir le cap de la digitalisation pour augmenter votre parc
La technologie n'est plus un luxe à ce stade, c'est un investissement stratégique pour :
- Libérer du temps pour prospecter de nouveaux propriétaires
- Former et accompagner vos équipes efficacement
- Maintenir votre qualité de service
- Retrouver une vie privée de qualité
Chez Jana, nous constatons que 100% de nos utilisateurs qui ont fait le choix de s’équiper de notre PMS à ce stade de croissance, notent une amélioration significative de leur qualité de vie après l'adoption de la solution.
En pleine saison
"Help ! Je n'en peux plus, il me faut une solution MAINTENANT !"
Ce n'est pas l'idéal, mais parfois on n'a pas le choix.
Si vous devez vous lancer en pleine activité, voici comment réussir votre transition :
- Choisissez un logiciel avec un support client ultra-réactif
- Planifiez une mise en place progressive des fonctionnalités
- Commencez par les outils qui soulagent vos urgences
- Formez d'abord une personne qui formera ensuite le reste de l'équipe
Maintenant que vous savez quand vous lancer, une question reste en suspens :
Comment choisir le bon logiciel ?
Quels sont les critères vraiment importants à prendre en compte ?
C'est ce que nous allons découvrir... 👇
Les critères essentiels pour faire le bon choix 🔑
Au-delà des fonctionnalités, plusieurs critères vont déterminer si un logiciel deviendra votre meilleur allié ou votre pire cauchemar.
Découvrons ensemble les points clés à ne pas négliger.
La simplicité d'utilisation
Un logiciel peut avoir toutes les fonctionnalités du monde, s'il est compliqué à utiliser, il finira aux oubliettes.
Dans le quotidien intense d'une conciergerie, vous avez besoin d'un outil :
- Intuitif pour vous et vos équipes
- Rapide à prendre en main
- Accessible depuis n'importe quel appareil
- Avec une interface claire et sans fioritures
Posez-vous ces questions :
- Est-ce que mes équipes pourront l'utiliser facilement ?
- Combien de clics faut-il pour effectuer une action courante ?
- L'interface est-elle disponible en français ?
- Puis-je l'utiliser sur mon téléphone lors des déplacement ?
La qualité du support client
C'est LE critère qui fait souvent la différence dans un démarrage.
Imaginez : vous avez un check-in dans 30 minutes, et quelque chose ne fonctionne pas.
Que se passe-t-il ? Vous avez besoin d'une réponse rapide !
Pour se l’assurer vous devez vérifier :
- Les délais de réponse moyens (chez Jana : moins de 5 minutes. Garantie !)
- La disponibilité du support (horaires, jours)
- La langue du support (français ? anglais ?)
- Les canaux de communication (chat, email, téléphone, pigeon voyageur ?)
- L'existence d'une documentation en français
- La qualité de l'accompagnement à la mise en place
Le rapport qualité/prix
Attention aux fausses économies !
Un logiciel gratuit ou très peu cher peut vous coûter beaucoup plus en temps perdu ou en fonctionnalités manquantes.
À l'inverse, le plus cher n'est pas toujours le meilleur.
Ce qu'il faut analyser :
- Le prix de base et ce qui est réellement inclut
- Les éventuels coûts cachés (modules additionnels, formations, communications...)
- La facturation (par logement ? par utilisateur ? par fonctionnalité ?)
- Les engagements de durée
- La flexibilité du tarif selon votre saisonnalité
Une astuce : calculez le coût par logement et par mois.
Un logiciel à 200€ qui vous fait gagner 2h par jour comme Jana est peut être plus rentable qu'un logiciel à 50€ qui ne répond qu'à la moitié de vos besoins !
L'évolutivité de la solution
Votre conciergerie d'aujourd'hui ne sera pas la même dans un an.
Donc votre logiciel doit pouvoir vous accompagner dans la croissance !
Ce qu’il faut vérifier :
- Les différentes offres disponibles
- La facilité d'ajout de nouveaux utilisateurs
- La possibilité d'activer de nouvelles fonctionnalités
- Les limites techniques (nombre maximum de biens, d'utilisateurs...)
- Les connexions possibles avec d'autres outils
La fiabilité technique
Un logiciel défaillant peut rapidement devenir votre pire cauchemar.
Alors, vérifiez :
- La fréquence des mises à jour
- La stabilité du service
- La sécurité des données
- Les sauvegardes automatiques
Testez la solution avant de vous engager.
La plupart des logiciels proposent des périodes d'essai : profitez-en !
C'est le meilleur moyen de vérifier si l'outil correspond vraiment à vos besoins.
Maintenant que nous avons vu les critères essentiels, découvrons ensemble comment réussir votre transition vers votre nouveau logiciel...
Nos conseils pour réussir votre transition 🚀
Vous avez choisi votre logiciel ?
Parfait !
Mais attendez avant de vous lancer tête baissée.
Une transition réussie se prépare, surtout quand il s'agit d'un outil qui va devenir le cœur de votre activité.
Préparez le terrain
C'est comme un déménagement : plus vous êtes organisé en amont, plus ce sera simple.
Avant de commencer :
- Listez tous vos logements avec leurs spécificités
- Rassemblez les coordonnées de vos propriétaires
- Faites le point sur vos prestataires et leurs tarifs
- Exportez vos réservations en cours
- Documentez vos process actuels (même imparfaits)
Impliquez vos équipes dès le début
Le meilleur logiciel du monde ne servira à rien si vos équipes ne l'utilisent pas.
Le changement fait peur, c'est normal !
Pour faciliter l'adoption :
- Présentez les bénéfices concrets pour chacun
- Identifiez un "référent" motivé dans chaque équipe
- Écoutez les craintes et les suggestions
- Prévoyez du temps pour la formation
Planifiez la migration
Rome ne s'est pas faite en un jour, votre transition non plus !
Notre conseil : procédez par étapes
- Commencez par un petit groupe de logements tests
- Formez une équipe pilote
- Identifiez et corrigez les problèmes
- Déployez progressivement sur le reste du parc
Visez l'excellence, pas la perfection
Ne cherchez pas à tout faire parfaitement du premier coup.
Concentrez-vous d'abord sur les fonctionnalités essentielles, puis optimisez progressivement.
La clé du succès ?
- Commencez petit
- Avancez régulièrement
- Célébrez les victoires
- Apprenez de chaque difficulté
Le mot de la fin 🎯
Choisir son logiciel de conciergerie n'est pas une décision à prendre à la légère.
C'est un véritable tournant dans la vie de votre entreprise.
Mais avec la bonne préparation et les bons critères de choix, cette transition peut transformer votre quotidien et libérer votre potentiel de croissance.
Rappelez-vous :
- Il n'y a pas de mauvais moment pour bien faire
- Le logiciel parfait n'existe pas, mais le logiciel adapté à VOS besoins, si !
- La simplicité d'utilisation prime sur le nombre de fonctionnalités
- Un bon support client vaut tous les guides d'utilisation du monde
- La transition doit être progressive et bien accompagnée
Ne perdez pas de vue l'essentiel : Votre logiciel doit être un accélérateur, pas un frein.
Son rôle ?
Vous libérer du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de votre activité, la satisfaction de vos clients ou encore l’équilibre de votre vie privée.
Vous voulez en savoir plus sur les solutions qui s'offrent à vous ?
La Team Jana est là pour vous conseiller, sans engagement.
Il suffit de vous rendre ici.
À très vite,
🌈 La Team Jana
